TL:DR
Réceptionnez le linge d'hôtel contre la commande en vigueur : comptez d'abord les cartons, puis les pièces par référence et taille. Notez l'état visible et la destination du stock identifié. Séparez les dommages et divergences avec une photo et un responsable. Envoyez au fournisseur une liste courte indiquant la ligne concernée, la quantité observée et la décision attendue.
Une méthode simple pour compter la livraison et transmettre les écarts sans perdre la référence de commande.
Commencez avec la commande et la liste d'articles actuelles. Comptez les cartons contre le bordereau, puis les pièces par référence et taille. Affectez chaque ligne au magasin, à un service ou à une zone de retenue. Une seule fiche montre ce qui est arrivé, où cela va et quel écart reste à résoudre.
Préparez le quai avant l'arrivée
Placez commande, tailles et liste de colisage près du point de réception. Désignez la personne qui compte, un emplacement pour le stock identifié et un autre pour les dommages ou articles inconnus. Le bon de réception relie livraison, commande et suivi des écarts ; ce n'est pas un rapport de laboratoire.
| Situation | À noter | Décision suivante |
|---|---|---|
| Cartons conformes | Nombre, référence, état visible | Ouvrir ou affecter |
| Référence ou taille différente | Commande, étiquette et article | Mettre de côté, demander |
| Carton mouillé ou déchiré | Emplacement, dommage, photo | Séparer pour examen |
| Pièces identifiées | Référence, taille, quantité, destination | Transférer au magasin |
| Manquant ou surplus | Prévu et observé | Envoyer la liste des écarts |
Comptez les cartons, puis les pièces
Un total de cartons correct peut masquer des tailles mélangées. Comparez les cartons physiques au bordereau et les pièces déclarées par paquet aux pièces observées. Conservez cartons, paquets et pièces dans des colonnes séparées. Si vous n'ouvrez pas tout, indiquez ce qui a réellement été vérifié.
| Colonne | À écrire | En cas d'écart |
|---|---|---|
| Commande | Ligne et référence en vigueur | Vérifier la version |
| Déclaré | Cartons, paquets, pièces | Conserver la base fournisseur |
| Observé | Cartons, pièces par taille | Noter l'écart |
| État | Dommage visible précis | Photo et séparation |
| Lieu | Magasin ou attente, responsable | Éviter l'usage incertain |
| Suivi | Question, contact, date | Garder le dossier ouvert |
Reliez chaque carton à la référence hôtelière
Suivez la chaîne ligne de commande → référence et taille → carton annoncé → pièce observée. Le nom commercial ne remplace pas le code de l'hôtel. Si des identifiants GS1 sont utilisés, le SSCC désigne l'unité logistique et le GTIN l'article commercial ; vérifiez toujours référence, taille et quantité physiques.
| Niveau | Où regarder | À consigner |
|---|---|---|
| Commande | Commande actuelle | Référence, taille, unités |
| Carton | Étiquette et liste | Référence, contenu déclaré |
| Paquet | Étiquette ou plan | Pièces par paquet |
| Pièce | Article contrôlé | Référence, taille, nombre |
| Décision | Règle de l'hôtel | Destination ou retenue, responsable |
Rangez ce qui est clair ; isolez les exceptions
Notez le magasin ou service destinataire pour chaque ligne identifiée. Isolez les articles mouillés, abîmés ou inconnus. Une photo doit lier la marque ou le problème au carton. Envoyez un message unique avec ligne, quantité, question et réponse attendue ; le contrat et l'inspection convenue régissent la qualité.
La réception en six gestes
De la livraison au magasin ou à la retenue
- 01
1 · Commande
Ouvrir commande et références actuelles.
- 02
2 · Cartons
Comparer au bordereau et regarder les dommages.
- 03
3 · Pièces
Noter référence, taille et base de comptage.
- 04
4 · Stock clair
Nommer destination et responsable.
- 05
5 · Écarts
Séparer et documenter.
- 06
6 · Suite
Demander réponse et la joindre à la commande.
Conservez le bordereau signé, la fiche de comptage, les photos d'écarts et la réponse du fournisseur sous la même référence de commande. Si la liste de colisage est corrigée, gardez les deux versions pour distinguer le constat de la clarification ultérieure.
Posez une question que le fournisseur peut résoudre
Pour un manque ou une différence, transmettez à BeddingTextilePro la ligne de commande, référence, taille, carton, quantités déclarée et observée, photo utile et réponse souhaitée. Pour la prochaine commande, précisez le nombre de pièces par paquet.
Questions fréquentes
- Que préparer avant l'arrivée du linge ?
- Gardez à portée de main la commande actuelle, les références et tailles, le bordereau de colisage, une fiche de réception, la destination du stock et une zone pour les articles inconnus ou abîmés.
- Faut-il compter les cartons ou les pièces ?
- Les deux, dans des colonnes distinctes. Les cartons vérifient la livraison ; les pièces par référence et taille permettent d'affecter le stock. Notez la part réellement ouverte d'une grosse livraison.
- Si l'étiquette du carton ne correspond pas à la taille ?
- Inscrivez les deux indications, la ligne de commande et la référence du carton. Mettez les articles concernés de côté avant de les mélanger au stock identifié.
- Comment signaler un dommage ou un manque ?
- Envoyez une liste avec ligne de commande, référence et taille, quantités annoncée et observée, carton, photos utiles et réponse demandée au fournisseur ou au transporteur.
- Quand le linge peut-il entrer au magasin ?
- Quand la référence est identifiée, comptée selon la procédure de l'hôtel et affectée à une destination. Gardez les écarts ouverts à part ; signer la livraison ne vaut pas approbation qualité.
Sources et références
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